Se a sua empresa tem impressoras de fabricantes diferentes espalhadas pelos setores, você provavelmente já sente o problema antes mesmo de saber o nome dele. Esse problema é a gestão de parque de impressão multimarca. Na prática, é quando o parque de impressão de uma empresa é formado por equipamentos de marcas distintas, comprados em momentos diferentes. Cada equipamento tem seu próprio fornecedor de suprimento, seu prazo de garantia e seu técnico de confiança. O resultado costuma ser previsível: custo mais alto, chamado técnico mais lento e nenhuma visão consolidada de quanto a impressão realmente custa por mês.
Esse cenário não é exceção. É a regra na maioria das empresas médias e grandes, porque o parque de impressão quase nunca nasce planejado. Ele se forma aos poucos, por decisões pontuais de compra que fazem sentido isoladamente — mas que, juntas, criam uma operação fragmentada.
Gestão de parque de impressão multimarca: por que ela vira um problema silencioso
Ninguém decide, de propósito, ter cinco marcas de impressora diferentes no mesmo escritório. Isso acontece de forma gradual. Uma impressora quebra e é substituída pelo modelo disponível no momento. Um novo setor abre e compra o equipamento que cabe no orçamento daquele trimestre. Uma filial nova herda máquinas de uma aquisição ou reorganização interna. Cada decisão, isolada, parece razoável.
O problema é que essas decisões nunca são revistas em conjunto. Depois de alguns anos, a empresa tem um parque “Frankenstein” — pedaços de equipamentos e contratos diferentes costurados sem nenhuma lógica central. E aí a conta chega: mais fornecedores para gerenciar, mais contratos para acompanhar, e nenhum responsável único que enxergue o parque como um todo.
O que muda de fato com um parque de impressão heterogêneo
Ter marcas diferentes não é só um detalhe estético do inventário de TI. Isso afeta diretamente custo, segurança e velocidade de resposta quando algo dá errado. Uma pesquisa internacional da Quocirca com decisores de TI comparou empresas com frotas de impressão multivendor e frotas padronizadas. O resultado: o custo médio de incidente de segurança foi significativamente mais alto nas frotas multivendor. Além disso, essas empresas têm quase duas vezes mais chance de sofrer disrupção operacional após um incidente relacionado à impressão. O mesmo levantamento aponta que a maioria das organizações pesquisadas já opera com mais de um fabricante no parque. Isso mostra que a fragmentação não é um problema isolado, mas um padrão do mercado.
Ou seja: a fragmentação por marca não é só uma questão de organização interna. Ela tem custo mensurável, tanto em segurança quanto em continuidade operacional.
Suprimento incompatível é o primeiro sintoma
Cada fabricante trabalha com toner, cartucho e peça própria. Isso significa que o setor de compras precisa negociar, cotar e estocar suprimentos diferentes para cada marca. Em vez disso, o ideal seria um contrato único, com previsibilidade de custo e reposição automática. Na prática, isso aumenta o risco de ruptura de estoque, ou seja, a impressora parar por falta do toner certo. Além disso, dilui o poder de negociação da empresa, porque nenhum fornecedor concentra volume suficiente para oferecer um preço realmente competitivo.
Chamado técnico em vários lugares
Quando a máquina do setor financeiro quebra, é um fornecedor. Quando é a do RH, é outro. Isso significa múltiplos contratos de manutenção, múltiplos SLAs (alguns nem formalizados) e nenhum ponto único de contato quando algo trava a operação. O gestor de TI ou facilities vira, na prática, o gerente de projeto de vários fornecedores diferentes. Essa é uma tarefa que consome tempo e não deveria ser função dele.
Ausência de política de segurança unificada
Cada marca tem seu próprio painel de configuração, seus próprios protocolos de atualização de firmware e seu próprio nível de exposição a vulnerabilidade. Sem um padrão único aplicado a todo o parque, fica praticamente impossível garantir que toda impressora da empresa siga a mesma política de segurança. É exatamente esse ponto cego que a pesquisa da Quocirca associa a incidentes mais caros em frotas multivendor.
Impossibilidade de relatório de custo consolidado
Sem um fornecedor único olhando o parque como um todo, a empresa não sabe, de fato, quanto gasta por mês com impressão. O custo está espalhado em notas fiscais diferentes, contratos diferentes e centros de custo diferentes. Isso torna qualquer tentativa de reduzir gasto um exercício de adivinhação, não de dado real.
Sinais de que sua empresa já perdeu o controle do parque de impressão
Alguns sintomas indicam que o problema já passou de “detalhe operacional” para risco real de negócio:
- Ninguém na empresa sabe, com precisão, quantas impressoras existem hoje e de quantas marcas.
- Há mais de três fornecedores diferentes emitindo nota fiscal de suprimento de impressão por mês.
- O tempo médio de atendimento de chamado técnico varia muito de um equipamento para outro.
- Não existe um relatório único de custo total de impressão (equipamento + suprimento + manutenção).
- A decisão de comprar uma impressora nova é tomada isoladamente por cada setor, sem consulta a um padrão central.
Se dois ou mais desses pontos são verdade na sua empresa, a gestão de parque de impressão multimarca já deixou de ser um incômodo pontual. Ela virou um problema estrutural de custo.
Como consolidar sem precisar trocar todo o parque de uma vez
A boa notícia é que consolidar não exige descartar equipamentos que ainda funcionam. O caminho mais realista — e o que costuma trazer resultado mais rápido — é migrar primeiro a gestão do parque para um fornecedor único. A migração dos próprios equipamentos vem depois. Veja como isso funciona na prática:
- Mapeamento completo do parque atual. Antes de qualquer mudança, é preciso saber exatamente quantas impressoras existem, de quais marcas, em que estado de conservação e sob quais contratos. Esse diagnóstico, sozinho, já costuma revelar gastos que ninguém tinha visibilidade.
- Unificação do suporte técnico e do suprimento, mesmo com equipamentos de marcas diferentes ainda em uso. Um fornecedor único que assume a gestão do parque como um todo consegue padronizar o atendimento e o fornecimento de insumos. Isso vale mesmo antes de qualquer troca de máquina.
- Relatório de custo consolidado, com visão única de quanto a empresa gasta por equipamento, por setor e no total. Essa informação hoje provavelmente está dispersa em planilhas e notas fiscais soltas.
- Migração gradual pelo ciclo natural de troca. Os equipamentos mais antigos ou mais problemáticos entram primeiro no novo modelo, geralmente via locação ou outsourcing. Os que ainda têm vida útil seguem operando, mas já sob o mesmo contrato e o mesmo suporte.
Esse é justamente o modelo que a Centermaq aplica: assumir a gestão do parque de impressão como um todo. Isso inclui equipamentos de marcas diferentes já instalados na empresa. O suporte técnico, o fornecimento de suprimento e o relatório de custo passam a ficar unificados sob um único contrato de outsourcing de impressão. A substituição acontece de forma gradual, priorizando primeiro os equipamentos mais antigos ou mais problemáticos. Não é necessário zerar o parque no primeiro mês para começar a ganhar controle sobre ele.
Vale reforçar: locação e outsourcing costumam ser a escolha mais vantajosa para a maioria das empresas que lidam com esse tipo de fragmentação. Comprar equipamento próprio e mantê-lo internamente tende a fazer mais sentido apenas em casos pontuais, de volume baixo e estável, com estrutura interna já madura.
Parque fragmentado x parque consolidado
Para deixar a diferença mais concreta, veja como os dois modelos se comparam nos pontos que mais pesam no dia a dia:
- Fornecedores: vários, um para cada marca x um único, responsável pelo parque inteiro.
- Suprimento: cotado e estocado separadamente por marca x fornecimento centralizado, com previsibilidade.
- Chamado técnico: vários contatos, SLAs diferentes x ponto único de contato, SLA padronizado.
- Segurança: política aplicada de forma desigual entre marcas x política única aplicada a todo o parque.
- Custo: disperso em notas fiscais e contratos diferentes x relatório consolidado, com visão real do gasto total.
Um dos efeitos colaterais mais comuns da fragmentação — e um dos mais fáceis de corrigir no início da consolidação — é justamente o suprimento mal gerenciado. Se esse é um ponto de dor conhecido na sua empresa, vale entender também os erros mais comuns na gestão de suprimentos de impressão. Eles costumam andar junto com um parque de marcas diferentes.
Descubra quanto sua empresa pode economizar
Se a sua empresa tem impressoras de marcas diferentes e nenhuma visão consolidada de custo, o primeiro passo é simples: mapear o que existe hoje. Solicite um diagnóstico gratuito do seu parque de impressão pelo WhatsApp e descubra quantos fornecedores, marcas e contratos sua empresa tem hoje. Assim você descobre quanto isso está custando sem que ninguém perceba.
FAQ
O que é um parque de impressão multimarca?
É o conjunto de impressoras e multifuncionais de uma empresa formado por equipamentos de fabricantes diferentes, geralmente adquiridos em momentos distintos. Cada equipamento tem seu próprio fornecedor de suprimento e contrato de manutenção.
Por que um parque de impressão heterogêneo custa mais caro?
Porque multiplica fornecedores, contratos, SLAs e políticas de segurança. Isso dilui o poder de negociação da empresa e dificulta ter um relatório único de custo. O resultado é que fica praticamente impossível enxergar onde o dinheiro está sendo gasto de fato.
É preciso trocar todas as impressoras para consolidar a gestão do parque?
Não. O caminho mais viável é consolidar primeiro a gestão — suporte técnico, suprimento e relatório de custo — sob um único fornecedor. Depois, os equipamentos são migrados aos poucos, pelo ciclo natural de troca, começando pelos mais antigos ou problemáticos.
