O fim do contrato de locação de impressora deixa a empresa diante de três caminhos: devolver o equipamento, renovar com o fornecedor atual ou migrar para outro. O problema é que, na prática, muita empresa não decide nenhum dos três a tempo — simplesmente deixa o prazo passar. E é exatamente aí que nasce a maior parte das cobranças indevidas e multas por devolução fora do prazo ou fora das condições previstas em contrato. Ter um processo definido para os últimos 60 a 90 dias do contrato evita praticamente todo esse risco.
Se o seu contrato está perto de vencer e ninguém internamente assumiu esse processo ainda, este guia resolve isso. A seguir, você encontra o que a lei diz sobre devolução de equipamento alugado, um checklist prático e uma comparação das opções disponíveis.
O que acontece no fim do contrato de locação de impressora
Ao fim do contrato, a obrigação legal do locatário é simples: restituir a coisa alugada no estado em que a recebeu, respeitado o desgaste natural de uso. Essa obrigação está prevista no artigo 569 e no artigo 575 do Código Civil (Lei nº 10.406/2002), que trata da locação de bens. Se a empresa não devolve o equipamento no prazo combinado, o locador pode cobrar o aluguel proporcional ao tempo de atraso — e, dependendo do que estiver previsto em contrato, aplicar multa adicional.
Ou seja, o contrato não “desaparece” sozinho quando a data de vencimento chega. Enquanto a impressora continuar na posse da empresa sem devolução formalizada, a relação contratual segue gerando obrigação de pagamento. Por isso, o fim do prazo contratual precisa ser tratado como um evento ativo, com responsável definido, e não como algo que “resolve sozinho”.
A empresa pode ser cobrada mesmo depois do fim do contrato?
Sim. Se a impressora não for devolvida na data prevista, o fornecedor pode continuar cobrando o valor do aluguel proporcional aos dias em que o equipamento ficou retido, além de eventual multa contratual por atraso na restituição. Essa é, de longe, a situação mais comum nos casos de litígio sobre fim de contrato de locação de impressora. A empresa parou de pagar porque “o contrato acabou”, mas nunca formalizou a devolução nem notificou o fornecedor — e, por isso, continuou sendo cobrada.
Quem precisa notificar quem ao fim do contrato
Depende do que estiver escrito no contrato. Mas a prática recomendada é simples: qualquer uma das partes pode (e deve) notificar formalmente a outra sobre o encerramento, preferencialmente por escrito (e-mail com confirmação de leitura ou carta com aviso de recebimento). O artigo 571 do Código Civil trata da resilição antecipada do contrato de locação, ou seja, do encerramento solicitado antes do fim do prazo combinado — não existe, no Código Civil, uma regra específica sobre quem deve notificar quem no vencimento natural do prazo. Por isso, na prática comercial, o ponto importante não é “quem tem obrigação legal de notificar primeiro” — é que nenhuma das partes deveria depender do silêncio da outra.
Se o fornecedor não se manifestar, isso não significa automaticamente que o contrato se encerra sem consequência. Pelo contrário: como vimos no artigo sobre renovação de contrato de locação de impressoras, o silêncio das duas partes costuma ser interpretado como renovação tácita, não como encerramento. Por isso, a empresa que quer mesmo encerrar o contrato precisa tomar a iniciativa de notificar — não esperar o fornecedor fazer isso por ela.
Em que estado a impressora precisa ser devolvida
Esse é o ponto que mais gera disputa. “Desgaste natural de uso” cobre marcas de uso cotidiano, pequenos riscos na carcaça, consumo normal de peças previstas para substituição periódica (como fusores e correias, que têm vida útil estimada). O que não entra nessa categoria, e pode gerar cobrança legítima, costuma ser:
- Danos físicos relevantes não decorrentes de desgaste de uso (quedas, impactos, líquido derramado).
- Peças faltantes (tampas, bandejas, cabos, suprimentos que acompanhavam o equipamento na entrega).
- Sinais de uso em desacordo com o contratado (por exemplo, volume de impressão muito acima do declarado, sem aviso ao fornecedor).
- Modificações não autorizadas no equipamento.
A forma mais segura de evitar discordância sobre isso é registrar o estado do equipamento em um laudo de vistoria assinado por ambas as partes, antes da devolução, não depois. Sem esse registro, a palavra de uma parte vira “achismo” contra a palavra da outra. E, normalmente, quem perde esse tipo de discussão é quem não documentou nada.
Como evitar multa ou cobrança indevida na devolução
O checklist abaixo cobre os últimos 60 a 90 dias antes do vencimento do contrato — a janela ideal para conduzir todo esse processo sem pressa e sem brecha para cobrança indevida.
- Releia o contrato original. Confirme o prazo exato de vigência, o prazo mínimo de aviso de não renovação e as cláusulas sobre estado de devolução e multa. Se você ainda não assinou um contrato novo e quer entender o que verificar nessas cláusulas desde o início, veja o guia sobre contrato de locação de impressoras: 7 cláusulas que sua empresa precisa conferir antes de assinar.
- Decida a opção entre devolver, renovar, trocar de fornecedor ou comprar o equipamento usado — com tempo de pesquisar alternativas, não na última semana.
- Notifique formalmente o fornecedor sobre a decisão, por escrito, respeitando o prazo mínimo de aviso previsto em contrato.
- Agende a vistoria conjunta do equipamento, com representante de ambas as partes presentes, antes da retirada física.
- Exija (ou solicite) o laudo de vistoria assinado, descrevendo o estado do equipamento, qualquer divergência encontrada e o acordo sobre ela.
- Confirme a logística de retirada: quem retira, quando, e o que precisa estar junto com o equipamento (cabos, bandejas, manuais, suprimentos).
- Guarde o comprovante de devolução (laudo assinado, nota de retirada, e-mail de confirmação) por tempo suficiente para cobrir eventual prazo de contestação contratual.
Seguir esse checklist reduz quase todo o risco de ser cobrado por algo que a empresa já havia devolvido, ou de pagar multa por um desgaste que é, na verdade, normal de uso.
Devolver, renovar, trocar de fornecedor ou comprar: qual opção escolher
Nem toda empresa precisa simplesmente devolver a impressora e ficar sem equipamento. Existem, na prática, quatro caminhos possíveis ao fim do contrato — e cada um resolve um cenário diferente.
| Opção | Quando faz sentido | Prós | Contras |
|---|---|---|---|
| Devolver o equipamento | A operação não precisa mais do volume de impressão contratado, ou a empresa está encerrando a relação com o fornecedor sem substituto imediato definido | Sem compromisso contratual futuro | Risco de ficar sem impressora funcionando se a transição não for planejada |
| Renovar com o fornecedor atual | O equipamento e as condições ainda atendem bem a operação | Sem interrupção de uso, processo mais simples | Risco de manter equipamento desatualizado se não houver revisão de contrato (veja o guia de renovação de contrato) |
| Trocar de fornecedor | O parque está desatualizado, o SLA de atendimento não é cumprido, ou o custo não é mais competitivo | Possibilidade de atualizar equipamento e renegociar condições do zero | Exige planejamento de transição para não ter gap de equipamento parado |
| Comprar o equipamento usado | Baixo volume de impressão, estável, com estrutura interna de manutenção já pronta | Elimina mensalidade de locação | Empresa assume o custo de manutenção, suprimentos e eventual substituição futura — na maioria dos casos, menos vantajoso do que manter um contrato de outsourcing bem negociado |
Na maioria dos casos, trocar de fornecedor ou renovar com condições revisadas costuma compensar mais do que comprar o equipamento usado. Isso porque o outsourcing bem estruturado já inclui manutenção, suprimentos e substituição programada — custos que, na compra, passam a ser responsabilidade integral da empresa. Comprar só costuma valer a pena quando o volume de impressão já é baixo e estável há tempo suficiente para justificar abrir mão da flexibilidade do contrato de locação.
Como um fornecedor organizado conduz esse processo
Um dos motivos pelos quais o fim de contrato vira problema é a falta de estrutura do próprio fornecedor para esse momento. Um processo bem desenhado de devolução ou transição de equipamento costuma incluir três etapas: vistoria agendada com antecedência, laudo de estado do equipamento assinado por ambas as partes e, em caso de renovação ou troca, substituição do equipamento sem deixar a empresa sem impressora funcionando durante a transição.
Na Centermaq, esse processo acompanha o contrato desde o início, não é improvisado no fim. Ou seja, quando o prazo contratual se aproxima, a vistoria, o laudo e a decisão entre renovar, trocar de equipamento ou encerrar já têm um fluxo claro — sem depender de a empresa descobrir sozinha, na última hora, o que precisa ser feito.
Descubra as melhores opções antes do seu contrato vencer
Se o seu contrato de locação de impressora está perto do fim, vale avaliar as opções com antecedência — em vez de decidir sob pressão de prazo. Solicite um diagnóstico gratuito pelo WhatsApp e entenda, antes do vencimento, se compensa renovar, trocar de fornecedor ou devolver o equipamento.
FAQ
O que acontece quando o contrato de locação de impressora termina e a empresa não faz nada?
Se a empresa não devolve o equipamento nem notifica o fornecedor, a obrigação contratual não se encerra automaticamente. O fornecedor pode continuar cobrando o aluguel proporcional ao tempo em que a impressora ficou retida, além de eventual multa prevista em contrato.
A empresa pode ser cobrada mesmo depois do fim do contrato se não devolver a impressora?
Sim. Enquanto o equipamento não for formalmente devolvido, a relação contratual segue gerando obrigação de pagamento, mesmo que a data de vencimento já tenha passado.
Quem precisa notificar quem para formalizar o fim do contrato de locação?
Qualquer uma das partes pode notificar, mas a empresa que quer encerrar o contrato não deve esperar o fornecedor tomar a iniciativa — o silêncio de ambos os lados costuma ser interpretado como renovação tácita, não como fim do contrato.
Em que estado a impressora precisa ser devolvida?
No estado em que foi recebida, respeitado o desgaste natural de uso (marcas de uso cotidiano, consumo normal de peças com vida útil prevista). Danos físicos relevantes, peças faltantes ou uso em desacordo com o contratado podem gerar cobrança legítima.
Como evitar multa ou cobrança indevida na devolução do equipamento alugado?
Notificando formalmente o fornecedor dentro do prazo contratual, agendando vistoria conjunta antes da retirada e exigindo um laudo de vistoria assinado por ambas as partes, que registre o estado real do equipamento.
Quais são as opções reais ao final do contrato de locação de impressora?
Devolver o equipamento, renovar com o fornecedor atual, migrar para outro fornecedor ou comprar o equipamento usado. Na maioria dos casos, renovar com condições revisadas ou trocar de fornecedor compensa mais do que comprar, porque o outsourcing já inclui manutenção e substituição programada.
