Você já decidiu migrar para outsourcing de impressão, leu sobre cláusulas contratuais e comparou propostas. Mas ainda falta responder a pergunta que mais pesa antes de assinar: o que acontece nos primeiros dias depois do contrato fechado? A implantação de outsourcing de impressão costuma levar algumas semanas, variando com o tamanho do parque, e envolve etapas como inventário, cronograma de substituição, instalação, testes e treinamento dos usuários. O ponto que faz diferença não é a lista de tarefas em si — é quem executa cada uma delas. Boa parte dessa lista deveria estar no colo do fornecedor, não da sua equipe de TI.
É exatamente esse o critério que separa um fornecedor preparado de um que vai sobrecarregar seu time com um projeto de TI disfarçado de “contrato de serviço”.
O que é a implantação de outsourcing de impressão
A implantação é o período entre a assinatura do contrato e o momento em que o novo parque de impressão está rodando em produção, com usuários treinados e fila de impressão configurada. Não é um evento único — é um processo com etapas sequenciais, cada uma com responsável definido.
Na prática, a implantação responde a uma pergunta simples: como sair do parque antigo para o novo sem a operação parar no meio do caminho? Por isso, a forma como o fornecedor estrutura esse período diz muito sobre a maturidade do serviço que você está contratando.
Quanto tempo leva para implantar um contrato de outsourcing de impressão
Não existe um prazo universal — depende do número de equipamentos, da quantidade de unidades e da complexidade da rede do cliente. Dito isso, a implantação costuma levar algumas semanas quando o fornecedor já tem um processo estruturado, em vez de meses de ida e volta.
Um parque pequeno, concentrado em uma unidade, tende a ser substituído mais rápido do que um parque distribuído em várias filiais, com equipamentos de diferentes idades e configurações de rede distintas. Por isso, antes de assinar, vale perguntar ao fornecedor qual cronograma ele projeta para o seu cenário específico — não para o cenário genérico do material comercial.
As etapas do cronograma de implantação: quem faz o quê
Esse é o ponto central deste conteúdo. A concorrência costuma apresentar a implantação como uma lista de tarefas de TI que cai sobre a equipe interna da empresa contratante. O cronograma abaixo é o mesmo, na essência — mas com uma diferença que muda tudo: quem deveria estar conduzindo cada etapa.
| Etapa | O que envolve | Responsável esperado |
|---|---|---|
| Inventário do parque atual | Levantamento de quantidade, modelo, idade e condição de cada equipamento em uso | Fornecedor |
| Diagnóstico de volume e uso | Análise de quanto cada setor imprime e qual perfil de equipamento atende essa demanda | Fornecedor |
| Cronograma de substituição por ciclo | Planejamento de ordem de troca, evitando parar vários setores ao mesmo tempo | Fornecedor |
| Preparação de infraestrutura (rede, pontos de energia) | Validação de pré-requisitos técnicos para instalação | Fornecedor, com apoio pontual da TI interna |
| Instalação e configuração dos equipamentos | Entrega física, configuração de fila de impressão, drivers e políticas de uso | Fornecedor |
| Testes de operação | Validação de que impressão, digitalização e rede estão funcionando antes da virada definitiva | Fornecedor |
| Treinamento dos usuários | Capacitação da equipe para operar o novo equipamento no dia a dia | Fornecedor |
| Acompanhamento pós-virada | Suporte nos primeiros dias de uso real, ajuste fino de eventuais gargalos | Fornecedor |
O que sobra, de fato, para a equipe interna? Validar informações (quantos usuários, quais setores, horários de menor impacto para a troca) e liberar acesso físico e de rede quando necessário. Ou seja: decisão e colaboração, não execução técnica.
Como funciona a troca do parque de impressão sem parar a operação
A principal preocupação de quem está nessa fase não é a troca em si — é o risco de ficar sem impressora funcionando no meio de um processo crítico. A resposta para esse risco está no cronograma de substituição por ciclo: em vez de trocar tudo de uma vez, o fornecedor planeja a ordem de implantação por setor, unidade ou criticidade.
Dessa forma, enquanto um setor ainda opera no equipamento antigo, outro já está testando o novo — e a virada definitiva só acontece depois que os testes de operação confirmam que tudo funciona. É esse escalonamento, conduzido pelo fornecedor, que evita a famosa “sexta-feira sem impressora” que muitas empresas temem ao trocar de parque.
Esse é, inclusive, o mesmo princípio por trás da fase de “Transição de Serviço” do ITIL, framework internacional de gestão de serviços de TI amplamente usado como referência para planejar entregas sem interromper a operação em produção. A lógica se aplica diretamente à implantação de outsourcing de impressão: planejamento por etapas, testes antes da virada, e suporte logo após.
Checklist: o que perguntar ao fornecedor antes de assinar
Antes de fechar contrato, vale usar estas perguntas como filtro — a resposta (ou a ausência dela) já diz muito sobre a maturidade do fornecedor na implantação:
- Quem faz o inventário do parque atual: o fornecedor vai até o cliente ou a empresa precisa levantar os dados sozinha?
- Existe um cronograma de substituição por ciclo, ou a troca é “tudo de uma vez”?
- Quem instala e configura os equipamentos, fila de impressão e drivers?
- O treinamento dos usuários está incluído no contrato, ou é um serviço avulso?
- Há testes de operação antes da virada definitiva, ou o “teste” é a própria operação real do dia a dia?
- Quem acompanha os primeiros dias de uso depois da virada — existe suporte dedicado nesse período?
- O que acontece se um equipamento apresentar falha logo na primeira semana?
Se o fornecedor hesitar em responder qualquer uma dessas perguntas com clareza, é sinal de que a implantação não está estruturada como parte do serviço — e vai sobrar trabalho para a sua equipe.
Como a Centermaq conduz a implantação
Na Centermaq, a implantação faz parte do serviço de outsourcing e locação — não é um projeto avulso de TI que sobra para o cliente depois da assinatura. O processo começa com o inventário do parque atual, segue para o cronograma de substituição por ciclo, passa pela instalação e configuração dos equipamentos, inclui testes de operação e treinamento dos usuários, e continua com acompanhamento logo depois da virada.
Isso significa que a sua equipe interna participa das decisões — quais setores, quais prioridades, quais horários — sem precisar assumir a execução técnica da troca. Afinal, é essa divisão clara de responsabilidade que transforma a implantação de uma fonte de ansiedade em uma etapa previsível do contrato.
Se você já tem outsourcing contratado e está pensando em trocar de fornecedor, o processo de transição tem particularidades próprias — vale conferir também como trocar de fornecedor de outsourcing de impressão sem parar a operação. E se você ainda está decidindo entre locar ou comprar, entenda como funciona o outsourcing de impressão antes de avaliar propostas.
Descubra como seria a implantação na sua empresa
Cada parque de impressão tem um cronograma diferente, dependendo do número de equipamentos e unidades. Portanto, o jeito mais direto de saber o que esperar é conversar com quem vai conduzir a implantação.
FAQ
Quanto tempo leva a implantação de um contrato de outsourcing de impressão?
Não há um prazo fixo — costuma levar algumas semanas, variando com o tamanho do parque e o número de unidades. Um fornecedor estruturado consegue estimar esse prazo com base no inventário inicial, antes mesmo da assinatura.
O que é responsabilidade do fornecedor durante a implantação?
Inventário do parque, cronograma de substituição, instalação e configuração dos equipamentos, testes de operação, treinamento dos usuários e acompanhamento pós-virada. A equipe interna participa das decisões, mas não deveria executar essas etapas técnicas.
Como evitar que a troca de impressoras pare a operação?
Com um cronograma de substituição por ciclo, que troca o parque por setor ou unidade em vez de tudo de uma vez — e inclui testes antes da virada definitiva de cada ponto.
O que perguntar ao fornecedor antes de assinar o contrato?
Quem faz o inventário, se existe cronograma por ciclo, quem instala e configura os equipamentos, se o treinamento está incluído e quem acompanha os primeiros dias de uso depois da troca.
