Como funciona o outsourcing de impressão? Basicamente, é o modelo em que uma empresa terceiriza toda a operação de impressão. Isso inclui equipamento, manutenção, suprimentos e suporte técnico, pagos como um serviço contínuo — não como uma compra isolada. Na prática, você para de administrar impressora e passa a administrar só o resultado: páginas impressas, com custo previsível e suporte incluído. É uma aplicação específica do conceito mais amplo de outsourcing para a operação de impressão da empresa.
Sua empresa lida hoje com impressoras que travam sem aviso? Toner que acaba na pior hora, e um custo mensal que nunca é o mesmo? Então vale entender como isso funciona de verdade. Afinal, nem toda operação precisa do mesmo modelo. Por isso, vamos direto ao que importa: o que está incluído, como é cobrado e quando compensa mais que comprar.
Como funciona o outsourcing de impressão: o que está incluído
Um contrato de outsourcing bem estruturado normalmente cobre:
- Equipamento: impressoras e multifuncionais adequados ao volume e ao tipo de uso (mono ou colorido, departamental ou setorial).
- Manutenção preventiva e corretiva: revisões programadas para evitar parada, além de atendimento técnico quando algo falha.
- Suprimentos: toner e peças de desgaste repostos como parte do serviço, sem compra avulsa.
- Gestão do parque: acompanhamento de volume impresso, estado dos equipamentos e necessidade de upgrade ou realocação entre setores.
- Suporte técnico: atendimento quando o equipamento apresenta problema, sem depender de vários fornecedores diferentes.
Ou seja: em vez de negociar separadamente compra de impressora, contrato de manutenção e fornecedor de toner, tudo fica sob um único acordo de serviço.
Como funciona a cobrança
A forma mais comum de cobrança é por página impressa (às vezes chamada de “custo por clique”), com valores diferentes para páginas em preto e branco e coloridas. Esse modelo tem uma vantagem direta: o custo acompanha o uso real, não uma estimativa.
Também existem modelos com franquia de páginas incluída em uma mensalidade fixa. Nesse caso, você paga adicional só do excedente — o que costuma ser mais previsível para empresas com volume estável.
Na prática, o que muda de fornecedor para fornecedor é:
– Se manutenção e suprimentos estão realmente inclusos no valor por página, ou cobrados à parte.
– Se há um volume mínimo contratual.
– Qual o prazo de atendimento técnico garantido.
Esses três pontos deveriam estar claros em qualquer proposta antes de fechar contrato. É justamente aí que propostas “baratas” no papel viram caras na prática.
Outsourcing ou compra: por que o outsourcing costuma ser a escolha mais vantajosa
Comprar o equipamento pode fazer sentido quando o volume de impressão é baixo e previsível. Nesse caso, a empresa também precisa ter estrutura interna para manutenção e suprimentos sem sobressaltos. Já a locação de impressoras e o outsourcing completo tendem a compensar mais quando:
- O volume de impressão é alto ou variável, e comprar equipamento significa dimensionar para o pico, com capacidade ociosa no resto do tempo.
- A equipe interna não deveria estar gerenciando impressora — tempo gasto negociando toner ou esperando técnico é tempo tirado da operação principal do negócio.
- Previsibilidade de custo importa mais do que o menor preço unitário possível, já que saber quanto vai gastar todo mês facilita o orçamento e evita surpresa.
- A empresa tem múltiplas unidades ou setores com necessidades diferentes, e centralizar a gestão em um único parceiro reduz a complexidade operacional.
Se a sua empresa se encaixa em pelo menos dois desses pontos, vale considerar o outsourcing como alternativa real — não só como mais uma proposta para comparar preço. Aliás, o ganho de economia costuma aparecer justamente quando esses fatores se combinam.
Como a Centermaq estrutura o outsourcing de impressão
Os pontos que mais pesam na hora de decidir são o que está incluso, prazo de atendimento, flexibilidade e cobertura. No modelo da Centermaq, eles já vêm resolvidos:
- Manutenção preventiva e corretiva incluída no valor por página, sem cobrança à parte quando o técnico precisa vir.
- Suprimentos repostos como parte do serviço, sem processo de compra avulsa toda vez que o toner acaba.
- Gestão do parque acompanhada de perto, com ajuste de equipamento conforme o volume da operação muda.
- Atendimento técnico em Marília, Bauru, Araçatuba e Londrina, sem precisar de um fornecedor diferente por unidade.
Na prática, isso significa fechar um único acordo: equipamento, manutenção e suprimento sob o mesmo contrato, com um único ponto de contato quando algo precisa de atenção. Assim, você deixa de administrar três fornecedores diferentes.
Descubra quanto sua empresa pode economizar
Sua operação hoje lida com impressora parada, custo que varia todo mês ou múltiplos fornecedores? Então vale colocar o cenário real na mesa antes de decidir qualquer coisa.
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FAQ
O que é outsourcing de impressão?
É a terceirização completa da operação de impressão de uma empresa: equipamento, manutenção, suprimentos e suporte técnico, pagos como um serviço contínuo em vez de comprados separadamente.
Outsourcing de impressão é mais caro que comprar impressora?
Depende do volume e do custo total de propriedade. Para volumes altos ou variáveis, o outsourcing costuma sair mais previsível e, somando manutenção e suprimentos, competitivo ou mais barato que a compra.
A manutenção está incluída no outsourcing?
Na maioria dos contratos bem estruturados, sim — mas isso deve estar explícito na proposta, já que nem todo fornecedor inclui manutenção corretiva ilimitada no mesmo valor.
Como é cobrado o outsourcing de impressão?
O modelo mais comum é por página impressa (custo por clique), com valores diferentes para preto e branco e colorido. Também existem modelos com franquia de páginas em uma mensalidade fixa.
Minha empresa tem poucas impressoras, vale a pena migrar para outsourcing?
Para volumes muito baixos e estáveis, comprar pode compensar mais. Ainda assim, o outsourcing costuma fazer sentido a partir do ponto em que gestão, manutenção e imprevisibilidade de custo começam a pesar.
