Quanto custa alugar impressora para empresa? Como referência de mercado, propostas de locação costumam variar de cerca de R$ 100 a R$ 800 por mês. Esse valor depende do tipo de equipamento (monocromático ou colorido, A4 ou A3) e da franquia de páginas contratada — faixas de 1.000 a 2.000 páginas mensais são comuns em contratos de pequeno e médio porte. Além disso, esse valor não é fechado: ele muda conforme o volume de impressão, o nível de serviço e o que está incluso no contrato. Por isso, antes de comparar propostas pelo preço da mensalidade, é preciso entender a mecânica por trás dela.
Essa é justamente a armadilha mais comum de quem está avaliando fornecedores: olhar só o número da mensalidade e assumir que a proposta mais barata é a mais vantajosa. Nem sempre é. Afinal, duas propostas com valor mensal parecido podem ter custo real bem diferente ao final do mês. Isso depende de como a franquia, o excedente e os serviços inclusos foram estruturados. A seguir, explicamos como ler uma proposta de locação de impressora com esse cuidado.
Quanto custa alugar impressora para empresa, em média?
Tecnicamente, a locação de um equipamento é definida pelo Código Civil, no Art. 565, como o contrato em que uma parte cede à outra o uso de um bem não fungível, por tempo determinado ou não, mediante retribuição. No caso da impressora, essa “retribuição” quase nunca é um valor único e fixo — ela é composta de partes, e é aí que mora a variação de preço entre um fornecedor e outro.
Como faixa de referência de mercado, alguns parâmetros ajudam a situar a conversa com um fornecedor:
- Impressoras monocromáticas (A4), volume baixo a médio: referência de mercado na casa de R$ 100 a R$ 300/mês, geralmente com franquias entre 1.000 e 2.000 páginas.
- Multifuncionais coloridas (A4): referência de mercado entre R$ 250 e R$ 500/mês, com franquia proporcionalmente menor de páginas coloridas.
- Equipamentos A3 ou de maior volume/departamental: referência de mercado podendo passar de R$ 500 a R$ 800/mês, conforme robustez do equipamento e franquia contratada.
Esses números são estimativas de mercado, não uma tabela oficial de nenhum fornecedor específico — inclusive da Centermaq. O valor real de uma proposta depende do diagnóstico da operação: quantas páginas a empresa realmente imprime por mês, quantos equipamentos são necessários e se há demanda de cor. Também entra na conta qual nível de suporte é esperado. Portanto, a única forma de saber o preço que se aplica ao seu caso é solicitando um orçamento personalizado.
Como funciona a cobrança na locação de impressora empresarial
Entender o preço de locação de impressora empresarial passa por entender três peças que, juntas, formam o valor final: mensalidade fixa, franquia de páginas e excedente. Elas raramente aparecem separadas com clareza em uma proposta — mas deveriam.
Mensalidade fixa
É o valor base cobrado todo mês pelo uso do equipamento, independentemente de quanto ele é utilizado. Em geral, cobre o custo do maquinário e, dependendo do contrato, parte do suporte técnico. Sozinha, ela não diz muita coisa: uma mensalidade de R$ 300 pode ser cara ou barata dependendo do que vem junto.
Franquia de páginas
É a quantidade de páginas incluída na mensalidade sem custo adicional por unidade impressa. Se o contrato prevê franquia de 2.000 páginas e a empresa imprime 1.800, o valor pago é só a mensalidade. Se a empresa imprime 2.500, as 500 páginas excedentes são cobradas à parte — e é aqui que o custo real de muitas propostas foge do que parecia no primeiro contato.
Excedente
É o valor cobrado por página impressa além da franquia contratada. Esse custo por página costuma variar bastante entre fornecedores e também entre impressão em preto e branco e colorida. Uma empresa que subestima seu volume real de impressão pode assinar uma proposta com mensalidade atraente. Isso é comum, já que poucas empresas têm esse número mapeado com precisão. No fim do mês, no entanto, é comum descobrir que o excedente encareceu a fatura de forma significativa.
Se sua empresa ainda não sabe exatamente quantas páginas imprime por mês nem quanto isso custa hoje, vale entender primeiro como calcular o custo real de impressão da sua empresa. Dessa forma, fica mais fácil identificar qual franquia realmente atende ao seu volume antes de comparar propostas.
O que costuma estar incluso — e o que pode ficar de fora
Nem toda proposta de locação cobre os mesmos itens. Por isso, o valor da mensalidade só faz sentido quando comparado ao que ele efetivamente inclui.
Costuma estar incluso em contratos completos de outsourcing:
– Manutenção preventiva e corretiva do equipamento.
– Suprimentos (toner, cilindro, peças de desgaste).
– Suporte técnico e atendimento em caso de pane.
– Substituição do equipamento em caso de defeito grave.
Pode ficar de fora, dependendo do fornecedor:
– Papel (quase nunca está incluso — é insumo da empresa contratante).
– Deslocamento técnico em determinadas regiões.
– Instalação inicial ou configuração de rede.
– Upgrade de franquia sem revisão de contrato.
Contratos que deixam manutenção ou suprimentos de fora tendem a parecer mais baratos na mensalidade. No entanto, eles transferem esse custo para o dia a dia da empresa, de forma menos previsível. É exatamente o oposto do que motiva uma empresa a optar por locação em primeiro lugar: ter previsibilidade de custo, sem surpresa.
Por que duas propostas com a mesma mensalidade podem custar muito diferente
Imagine duas propostas de R$ 350/mês para o mesmo perfil de operação, por exemplo, uma indústria de médio porte em Londrina com volume de impressão parecido. Na primeira, a franquia é de 2.000 páginas, com manutenção e suprimentos inclusos. Na segunda, a franquia é de 1.000 páginas, sem suprimentos — e o excedente custa R$ 0,15 por página. Se essa empresa imprime, na prática, 2.200 páginas por mês, a segunda proposta vai custar consideravelmente mais no fechamento da fatura. Isso acontece mesmo as duas tendo a mesma mensalidade de partida.
Esse tipo de diferença só aparece quando o leitor da proposta pergunta especificamente sobre franquia, excedente e o que está incluso. Ou seja, não basta comparar apenas o número maior da página inicial do orçamento. É basicamente esse framework de leitura que separa uma decisão de locação bem informada de um contrato com custo escondido.
Checklist: o que perguntar ao fornecedor antes de assinar
Antes de fechar qualquer contrato de locação, vale levar essas perguntas para a negociação:
- Qual é a franquia de páginas mensal, e ela cobre mono e colorida separadamente?
- Qual o custo por página excedente, para cada tipo de impressão?
- Manutenção preventiva e corretiva estão inclusas, ou são cobradas à parte?
- Suprimentos (toner, peças de desgaste) estão no contrato ou ficam por conta da empresa?
- Qual o prazo de atendimento em caso de pane, e há equipamento reserva?
- Existe fidelidade contratual, multa de rescisão ou reajuste automático?
Essas perguntas cobrem só uma parte do que costuma virar dor de cabeça depois da assinatura. Para uma checagem mais completa, o artigo sobre cláusulas de contrato de locação de impressoras que sua empresa precisa conferir antes de assinar detalha ponto a ponto o que revisar no documento.
Peça um orçamento comparativo de locação de impressora
Com esse framework em mãos, fica mais fácil avaliar qualquer proposta que sua empresa receber — inclusive a da Centermaq. A Centermaq trabalha com franquia mais custo por página, com manutenção e suprimentos inclusos no contrato, para que o valor combinado no início seja o valor que a empresa efetivamente paga, sem excedente escondido.
Solicite um orçamento comparativo de locação de impressora pelo WhatsApp e entenda, com um diagnóstico real da sua operação, o que compõe o valor.
FAQ
Quanto custa, em média, alugar uma impressora para empresa?
Como faixa de referência de mercado, a mensalidade costuma variar de R$ 100 a R$ 800, dependendo do tipo de equipamento e da franquia de páginas. O valor exato depende do diagnóstico da operação — volume mensal, cor, e nível de serviço contratado.
O que faz o preço da locação de impressora variar entre empresas?
Principalmente quatro fatores: volume de páginas impresso por mês, se a impressão é mono ou colorida, se o equipamento é A4 ou A3, e o nível de serviço incluso (manutenção, suprimentos, suporte).
Como funciona a cobrança: mensalidade fixa ou franquia de páginas?
As duas coisas, juntas. A mensalidade cobre o uso do equipamento até o limite da franquia de páginas contratada. Páginas impressas além da franquia são cobradas como excedente, com valor por página definido em contrato.
O que costuma estar incluso no valor da locação?
Em contratos de outsourcing completos, manutenção preventiva e corretiva, suprimentos como toner, e suporte técnico costumam estar inclusos. Papel geralmente não está — é insumo por conta da empresa contratante.
Por que duas propostas com a mesma mensalidade podem ter custo real diferente?
Porque a mensalidade sozinha não conta a história toda. Franquias menores, excedente mais caro ou suprimentos fora do contrato podem fazer uma proposta “mais barata” custar mais no fim do mês, dependendo do volume real de impressão da empresa.
