Digitalização de documentos Públicos e privados – Decreto Nº 10.278-2020

O Decreto nº 10.278/2020 regulamenta dispositivos da Lei nº 13.874/2019 que dispõe sobre a equiparação entre documentos físicos e digitais, e da Lei nº 12.682/2012, que trata da elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

(i) ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
(ii) seguir os padrões técnicos mínimos previstos; e
(iii) conter, no mínimo, os metadados especificados.

Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento sendo que, na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplicam-se as exigências especificadas nos itens acima.

Dentre outras disposições, o processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros, sendo que cabe ao possuidor a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização ao disposto nesse Decreto Federal.

Após o processo de digitalização realizado conforme esse ato, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

Ainda, dispõe que o armazenamento de documentos digitalizados assegurará:

(i) a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
(ii) a indexação de metadados que possibilitem:
(a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
(b) a conferência do processo de digitalização adotado.

No mais, os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

Esse Decreto Federal entra em vigor na data de sua publicação.

Sendo assim, o Decreto Nº 10.278/2020 tem como objetivo facilitar a gestão de documentos públicos e privados , proporcionando mais eficiência na visualização, armazenagem e preservação dos documentos.

Decreto completo: Digitalização de Documentos Públicos e Privados

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