Todos os documentos que uma empresa possui é de extrema importância para seu funcionamento. Por isso é importante ter um software de gerenciamento eletrônico de documentos, para facilitar o acesso de forma segura aos arquivos quando houver necessidade, já que o volume de documentos é sempre crescente.
Conheça os 5 principais motivos para sua empresa digitalizar os documentos físicos de forma inteligente e organizada.
Segurança no armazenamento
Não basta somente digitalizar os documentos, é necessário armazenar os arquivos em ambientes seguros. No software GED é possível configurar determinadas pastas aos quais somente um ou mais usuários específicos terão acesso, através de login e senha. Com esse recurso os documentos ficam protegidos de acessos não autorizados, manuseio indesejado ou uso indevido dos documentos.
Acesso mais rápido as informações
Após a digitalização, o acesso aos documentos se torna mais fácil. Isso só é possível através da tecnologia OCR que permite a pesquisa de qualquer campo do documento, agilizando a localização dos arquivos e o acesso as informações.
Ganho de espaço
Com a digitalização os documentos ficam armazenados no servidor de forma estruturada e organizada, desse modo não será mais necessário prateleiras com caixas cheias de papeis. Liberando espaço físico que pode ser utilizado pela empresa de maneira mais eficiente.
Economia de custos e danos a natureza
Sem dúvidas, a digitalização de documentos é uma medida que contribui para o meio ambiente, pois, com a redução de papel, menos árvores serão cortadas e também a empresa passa a reduzir custos com impressão. Além disso é possível promover o marketing social, já que a empresa não está colaborando para a derrubada de árvores.
Melhor compartilhamento
Com o GED é possível compartilhar e solicitar a indexação de documentos digitais com o público interno e externo da empresa. Através dos acessos que o software disponibiliza.
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Ótimo artigo, Os documentos digitais colaboram com o meio ambiente, ao invés de serem impressos milhares de papéis para uma documentação, basta um clique para ter todas as informações ao seu alcance.